Aprende a escribir mails profesionales con estos útiles consejos
¿Cómo andas en ortografía y redacción? ¿Sabes comunicar tus ideas de forma correcta? Aunque estas respuestas aparentemente pueden no tener la mayor importancia si no te dedicas a escribir en revistas, periódicos o libros, entérate: tienen más de la que piensas. Sobre todo si una de tus herramientas de trabajo es el uso constante del correo electrónico. Y más aún, si tus contactos son ejecutivos, clientes, proveedores, empresarios, académicos u otros.
Y es que si tu forma de comunicarte por escrito tiene fallas en la manera de expresarte y en el uso correcto las palabras, además de que te resultará más difícil hacerte entender, darás una pésima imagen profesional. Y ni qué decir si, encima de ello, eres de los que se deja llevar por la corriente de moda de sustituir letras por números, o abreviar las palabras usando sólo consonantes (por ejemplo, “salud2” en vez de “saludos”, o “K t parece” en vez de ¿Qué te parece?”, incluido el omitir los signos de puntuación), o igual te diriges a un superior que a tu mejor cuate, entre otras deficiencias.
Cómo corregirlo
Si reconoces que eres de los miles de personas que tienen serias fallas en ortografía y redacción, no te sientas mal. En gran medida es resultado de la falta de una educación académica consistente que durante décadas ha afectado a generaciones enteras de mexicanos. Claro, lo que no justifica que puedas prepararte mejor a nivel personal. Y para que lo consigas y con ello mejores tu imagen profesional, HF te da los siguientes consejos para escribir un e-mail sin que este sencillo acto eche por tierra tu reputación.
Aprende a escribir mail profesionales
Revisa dónde están tus faltas. Detéctalas releyendo tus correos enviados. Observa si incluyes acentos, comas u otros signos; si antes de entrar en el asunto pones un saludo o vocativo, si está claro lo que tratas de comunicar; y si te diriges adecuadamente a alguien según su cargo. Si te es difícil hacer este reconocimiento por falta de preparación, pide ayuda. Acércate a alguien de tu trabajo o familia que sepa escribir bien, o por qué no, toma un curso básico. Así no sólo mejorarás tu imagen, sino que estarás mejor preparado para conseguir un mejor empleo.
Mientras tanto, en tu próximo e-mail, sé cuidadoso. Pon atención a quién le estás escribiendo, y de acuerdo a ello, saluda en consecuencia. “Buenos días Sr. Fulanito”, “Estimado Lic. Pérez”, por ejemplo, son formas correctas para dirigirse a quienes ocupan cargos importantes o de mayor rango que el propio, o implican una relación formal. “Hola”, “¿Qué tal?”, o directamente el nombre de la persona; son formas adecuadas para colegas, personas de más confianza, amigos o parientes. Y no saludes de nuevo, cada que contestas un e-mail, a la misma persona si con ella intercambias varios correos en el mismo día, asegurándote de incluir la serie de mensajes que se han ido escribiendo, a fin de facilitar la conversación y darle un buen seguimiento al asunto.
Antes de escribir, ten claro qué quieres comunicar. Ordena tus pensamientos, y cuando los tengas claros, redáctalos yendo directamente al grano: le escribo por, a fin de que. Nada de paja. Por ejemplo: “No me han llegado las provisiones faltantes por lo que le solicito me las mande lo antes posible”. En vez de: “¿Se acuerda de las provisiones que no llegaron la vez pasada, cuando sí mandó las otras? Bueno, pues fíjese que es la hora en la que todavía no veo por aquí a las restantes”. Así tu mensaje será conciso, evitarás malos entendidos -incluso que te puedan perjudicar-, y le ahorrarás tiempo de lectura a tu destinatario; algo muy valioso en el mundo laboral, donde el tiempo es corto y hay muchos mails por leer.
No escribas todo con mayúsculas Además de ser de mal gusto, demuestra que no sabes ortografía. Y aunque muchas personas creen que es correcto no poner acentos cuando se escribe de esta manera, he aquí una noticia: hace ya un par de años que la Real Academia de la Lengua señaló que se deben acentuar los textos escritos con mayúsculas. Ello sin contar con que en el lenguaje de Internet, esto significa GRITAR. Así que no hay disculpa. Además, los programas de computación te facilitan la tarea, todos cuentan con un corrector de ortografía. ¡Pásalo!
Evita sustituir palabras y letras por números o consonantes que abrevien un término, como se mencionó anteriormente (sí, lo de “Salud2”, por ejemplo). Recuerda, puede que no te des a entender al cien por ciento y, por si fuera poco, tu receptor pueda interpretarlo como una falta de respeto.
Evita los textos en formato HTML y prefiere el texto normal o plano. Así estarás seguro de que leerán tu e-mail o toda la información que éste lleve, sin temor a que algo importante se pueda perder, pues no todos los programas y servicios de e-mail aceptan ese formato.
Relee tu correo antes de mandarlo. Seguro encontrarás qué quitar o qué agregar, y estarás más seguro de lo que mandas. Y en el caso de que estés respondiéndole a alguien, trata de contestar sólo lo que te preguntan, pudiendo añadir información extra sólo si consideras que esos datos le serán útiles al receptor. Te lo va a agradecer ya que le ahorrarás trabajo.
Cuida cómo te despides y firmas. Nuevamente toma en cuenta la formalidad o informalidad del asunto y tu relación con tu destinatario. Si es de índole laboral o profesional, despídete con respeto y firma con tu nombre y datos donde pueda localizarte o ubicarte fácilmente en tu cargo y empresa.
Nunca re-envíes mensajes de cadena o spam, sobre todo si el tema no tiene nada qué ver con tus relaciones laborales o profesionales. Es de mal gusto y hasta puede provocar una infección por virus en la computadora de tu receptor, entre otros males cibernéticos.
