Te damos 10 reglas de oro al escribir un e-mail de trabajo que no puedes ignorar
Te damos 10 reglas de oro al escribir un e-mail de trabajo que no puedes ignorar
Aunque actualmente escribir un e-mail es de lo más común en cualquier empleo, pocos son los que se envían o reciben correctamente.
¿Cómo son los tuyos?
La acelerada vida laboral que llevamos impide que nos demos unos segundos para revisar lo que escribimos en un correo electrónico, o que nos cercioremos de que los datos del destinatario y archivos adjuntos sean los correctos. Sin embargo, cuidar estos y otros detalles son muy importantes para ganarse una buena imagen dentro del trabajo.
Lo que debes cuidar
Lo primero en lo que debes poner atención al comenzar a escribir un e-mail, es en la dirección de tu destinatario, que esté correcta.
Lo segundo es dejar claro cuál es el asunto que te hace escribir, procurando ser concreto, pues si de entrada, desde la bandeja del buzón, empleas frases largas, das la idea de que tu texto será largo o con el contenido ambiguo.
Lo tercero es comenzar con un saludo apropiado, de acuerdo al rango o cargo del destinatario; si es tu jefe o una autoridad superior en el escalafón de la empresa, siempre debe ser formal y con un saludo, por ejemplo: “Buenos días, o tardes, Sr. Tal…”. Nada de un simple “Hola” o sólo poner el nombre: “Andrés”, “Don Fulanito”.
Lo cuarto es escribir con buena ortografía, signos de puntuación precisos (desde una coma hasta signos exclamativos o de interrogación, los cuales debes abrir y cerrar y no sólo poner al final, dado que así es correcto en español) e ideas claras, así lograrás un contenido que no sea ni largo ni muy escueto (nada de abreviar o cortar palabras, por ejemplo, poner sólo “q” en vez de “que”; ni cambiarlas, como “sip” en vez de “si”). De esta forma ni quitas tiempo ni dejas de anotar lo trascendente, y sobre todo, te comunicas eficientemente.
Lo quinto es, si vas a adjuntar algún archivo, revisa bien lo que vayas a mandar antes de adjuntarlo, y luego asegúrate de que sólo mandas lo que te interesa y ningún otro texto o imagen que no desees que se conozca, o no requiera el destinatario; ten presente que luego se adjuntan archivos por error de dedo o por las prisas y ni cuenta te das.
Lo sexto es despedirte no coloquialmente sino también con formalidad, con respeto, como: “Sin más por el momento, quedo a sus órdenes”, “Saludos cordiales”. Y Olvídate de expresiones como “hasta la próxima”, “ay te ves”, “adiosito”, etc.
Lo séptimo es revisar de pe a pa todo el texto, buscando todo tipo de errores u omisiones, tanto de letras como de palabras, signos de puntuación, expresiones, exclamaciones o mensajes inapropiados. Puedes ayudarte con programas especiales de Internet para corregir textos de e-mail, como el de Mozilla Firefox, o en todo caso, escribir tu texto en Word, luego pasarle el corrector y finalmente pegarlo en el cuerpo del e-mail.
Te damos 10 reglas de oro al escribir un e-mail de trabajo que no puedes ignorar
Lo octavo es cerciorarte nuevamente de que el destinatario es exactamente la persona a quien quieres enviarle el correo, ten presente que los sistemas de e-mail te muestran varias direcciones con sólo poner las primeras letras de un contacto, lo que puede hacer que, si no te fijas, te equivoques y se cuele otra dirección.
Lo noveno es no hacer visible la lista de contactos a quien le vas a mandar un correo, a menos que sean personas involucradas en el asunto o equipo de trabajo, y esto facilite la realización de una tarea específica. Esto depende de la orden superior que tengas, para lo cual puedes auxiliarte con el correo oculto o con copia.
Lo décimo y último es evitar escribir correos que no tengan un motivo de trabajo importante, sobre todo si está dirigido a tu jefe. Asimismo, por muy divertido o interesante que te llegue algún e-mail de un amigo, evita enviarlo durante la estancia en el trabajo, pues no sólo perderás tiempo y serás menos productivo, sino que en una de esas puedes cometer el error garrafal de, al re-enviarlo a tu lista de cuates, hacerlo llegar a tu jefe. Ni modo, son horas de trabajo.
Te damos 10 reglas de oro al escribir un e-mail de trabajo que no puedes ignorar
Visita también: https://evolucion.media/estilo-de-vida/visita-los-cabos-un-paraiso-inolvidable-que-no-debes-de-perderte/
